Wendy Hanson 0:24
Mon invitée Karen Reed est une journaliste récompensée par un Emmy Award. Elle a passé des années à l'antenne et sait comment se trouver devant une webcam, une caméra, et vous montrera beaucoup de choses que vous pouvez faire pour être plus efficace. Que vous soyez dans le domaine de la vente et de la formation virtuelle pour cadres. C'est un très bon podcast pour vous. Profitez de l'émission. Bienvenue à tous. Vous savez, nous avons tous besoin de conseils sur la façon de nous présenter en vidéo dans un monde virtuel. Les dirigeants et les managers disposent d'un outil incroyable de connexion et de collaboration s'ils savent l'utiliser. Mon invitée d'aujourd'hui, Karen Reed, est en effet une experte dans ce domaine. Laissez-moi vous parler un peu de Karen avant de vous la présenter. Karen est, et j'adore son titre, PDG et créatrice de confiance de Speaker Dynamics, une société de formation en communication d'entreprise citée dans Forbes, alors que parler à travers une webcam est peut-être trop pour le monde. Depuis près de dix ans, Karen enseigne aux professionnels comment devenir des communicateurs efficaces devant les caméras. Elle a traduit son expérience de journaliste de radio-télévision et de porte-parole devant les caméras, récompensée par un Emmy Award, en une méthodologie spécifique basée sur les MVPs du succès devant les caméras. Vous en apprendrez davantage à ce sujet. Et comme je suis originaire du Rhode Island, je dois ajouter que Karen a travaillé pour le WSJ, AR et Providence pendant de nombreuses années. Et si vous mentionnez son nom à n'importe quel habitant du Rhode Island, il se souviendra que Karen et son équipe ont été choisis comme partenaires par certaines des entreprises les plus reconnues et des institutions académiques les plus respectées au monde, de Nike à Lenovo, de la Duke University à la Graduate School of Business de Stanford. Alors bienvenue, Karen, je suis si heureux que vous soyez ici. Le monde de l'entreprise a plus que jamais besoin de vous.
Karin Reed 2:25
Wendy, c'est un tel plaisir d'être ici. Et merci pour le clin d'œil à WJ. J'ai passé de merveilleuses années à Rhode Island. Nous adorons cette région. Et en fait, mes deux enfants sont nés à Women and Infants. Et beaucoup d'habitants de Rhode Island m'ont tricoté des chaussons et des couvertures pour bébés et me les ont envoyés à cette station et les enfants ont eu tellement de temps d'antenne. C'était ridicule.
Wendy Hanson 2:50
Mais si des habitants de Rhode Island vous écoutent, ils seront très heureux de l'apprendre. Maintenant, vous aurez un nouveau livre qui est en fait parfaitement synchronisé. Soudain virtuel, faire fonctionner les réunions à distance. Et c'est le livre parfait pour le moment présent. Ce qui l'a inspiré, à part une pandémie.
Karin Reed 3:10
C'était en quelque sorte la pandémie, vous savez, vraiment si nous revenons au cœur du problème. Donc, juste pour vous donner un peu d'information sur moi. J'ai été journaliste pendant de nombreuses années et j'ai vraiment aimé ce métier. J'ai interviewé tout le monde, de Muhammad Ali à Bill Clinton, et gagné un Emmy, comme vous l'avez mentionné en cours de route. Mais en 2004, j'ai fait la transition vers le monde de l'entreprise où j'ai mis en pratique mes compétences en tant que porte-parole devant la caméra. Et j'ai constaté que beaucoup de gens étaient amenés du bureau ou du box du coin à apparaître devant la caméra à mes côtés, et qu'on attendait d'eux qu'ils fassent preuve du même niveau de compétence, ce qui souvent ne marchait pas très bien. J'ai donc reconnu l'opportunité commerciale d'aider les gens qui n'avaient jamais imaginé devoir passer devant la caméra à mieux le faire. C'est ainsi que l'entreprise Speaker Dynamics est née. J'enseigne ce genre de compétences où vous communiquez à travers l'objectif d'une caméra depuis environ dix ans maintenant, mais ces compétences sont devenues essentielles au cours des dix derniers mois. Pour en venir à la raison pour laquelle nous avons écrit ce livre. J'ai été un expert en la matière pour Logitech, qui est un acteur important dans le domaine de la collaboration. Et mon co-auteur, le Dr Joseph Allen, était également un expert en la matière, mais il est un scientifique des réunions. Nous avons donc fait un webinaire ensemble la première semaine de mars 2020. Alors repensez à ce qui se passait à cette époque. Vous savez, il y avait cette allusion à quelque chose qui se passait par rapport au Coronavirus, mais à ce moment-là, le monde fonctionnait encore à peu près comme il le faisait normalement. Le webinaire lui-même était intitulé, il portait sur la réunion moderne et nous avons donc émis l'hypothèse que dans trois à cinq ans, peut-être même dans dix ans, il y aurait une forte dépendance à l'égard des réunions vidéo, des réunions virtuelles avec la vidéo au cœur de celles-ci. Alors que la semaine suivante, le monde s'est arrêté. Et il y a eu cette adoption immédiate des outils de collaboration vidéo comme principal moyen de faire des affaires. À ce moment-là, des gens m'appelaient de partout pour me dire : " Aidez-nous à mieux faire ça. Nous ne savons pas comment nous mettre à l'aise pour communiquer à travers l'objectif d'une caméra, Joe a connu la même situation où ses clients consultants disaient, vous savez, nos réunions ne fonctionnent tout simplement pas dans ce nouveau monde, aidez-nous à trouver une solution. Quelques mois après le début de la pandémie, nous avons repris contact et nous avons réalisé que nous résolvions le même problème d'une manière légèrement différente. Mais nous voulions être en mesure d'amplifier le message pour aider les gens à être plus efficaces dans cette nouvelle façon de se réunir. C'est ainsi qu'est né le sens de ce livre. Et je pense qu'il arrive au bon moment, car au départ, les gens faisaient tout ce qu'ils pouvaient pour faire avancer les affaires. C'était comme des méthodologies de réunion d'urgence. Mais maintenant, les gens commencent à être plus stratégiques. Ok, quels sont les outils que nous devons utiliser ? Comment devrions-nous aborder ces réunions ? Comment devons-nous former nos collaborateurs pour qu'ils soient plus efficaces ? Et, vous savez, alors que nous passons peut-être à la phase suivante, qui sera probablement principalement hybride, il y aura toujours un besoin important de savoir comment réussir ces réunions virtuelles ?
Wendy Hanson 6:33
Oh, oui. Parlons d'être au bon endroit au bon moment. Les gens ont tellement besoin de vous en ce moment ?
Karin Reed 6:42
C'est définitivement le cas. C'était une bénédiction, et une malédiction d'une certaine manière. Parce que, vous savez, pour la majorité de ma seconde carrière en tant qu'expert en communication, et coach, je formais principalement les équipes de direction des entreprises. Mais je suis passé de la formation de l'exécutif à la formation de l'entreprise, pratiquement du jour au lendemain, donc ce n'était pas Hey, pouvez-vous former 10 personnes, c'était pouvez-vous former 1000 personnes, comme, boom, comment faire pour que ça marche. Donc ça nous a vraiment forcé à changer d'échelle, vous savez, et à trouver de nouvelles façons de délivrer le contenu. Cela a du sens. C'est pourquoi nous avons créé un cours en ligne, une formation vidéo virtuelle sur l'engagement qui nous permet, vous savez, de dire oui, quand les gens disent, pouvez-vous former 1000 personnes efficacement ? Nous sommes comme, Oui, nous pouvons. Il s'agit d'un cours que vos employés peuvent suivre et qui reflète le contenu que nous ferions normalement en utilisant, par exemple, une méthodologie de contact élevé, mais toujours d'une manière percutante qui vous donne une bonne valeur.
Wendy Hanson 7:45
Oui, wow. Quelles sont les différences entre travailler avec des cadres et travailler avec des managers qui ont des équipes dans le monde entier, vous savez, je rencontre ça tout le temps, quand nous coachons des gens chez BetterManager, vous avez un manager qui essaie de travailler avec son équipe, et certaines personnes ne veulent même pas mettre leur caméra et, et j'aime que votre partenaire soit un scientifique des réunions, oui. Parce que nous passons tellement de temps en réunion, elles doivent être meilleures,
Karin Reed 8:13
C'est vrai. Et il dira la même chose, vous savez, il y a tellement de temps et d'argent investis dans, dans les réunions elles-mêmes. Et on pourrait penser que nous voulons aussi investir du temps et de l'argent pour qu'elles fonctionnent mieux. Donc tu sais, je suis excité de pouvoir l'aider à répandre sa version de l'évangile et tout ça aussi. Vous savez, honnêtement, Wendy, une grande partie des défis auxquels sont confrontés les cadres sont les mêmes que pour n'importe qui dans l'entreprise, il s'agit juste d'être à l'aise pour communiquer efficacement à travers l'objectif de la caméra et aussi de comprendre la bonne approche pour garder les gens engagés quand ils sont dans cet environnement. Le plus grand obstacle que la plupart des gens rencontrent est d'allumer la webcam. Et il est impératif que vous le fassiez parce que, d'après les recherches de Joe, il a constaté que c'est l'un des facteurs les plus importants pour déterminer le succès, la satisfaction et l'efficacité d'une réunion. Et c'est tout à fait logique, car chaque fois que la vidéo est activée dans une réunion, vous accomplissez beaucoup de choses : vous aidez les gens à être plus attentifs. Vous savez, vous trouvez constamment des distractions dans l'environnement, vos propres distractions dans votre propre environnement, les distractions auxquelles n'importe quel participant à l'appel est confronté dans son environnement. La caméra est donc un moyen d'aider les gens à rester concentrés, et elle les tient également responsables. Parce qu'il est beaucoup plus difficile d'être multitâche quand les gens peuvent vous voir. C'est une composante essentielle, mais celle qui est vraiment précieuse du point de vue d'un expert en communication, c'est que la façon dont nous communiquons un message dépend en grande partie de notre langage corporel. Et si vous n'avez pas la vidéo, ce langage corporel est silencieux. Il est donc très difficile de lire l'intention du message sans ces indices non verbaux. Mais il est également difficile, en tant qu'orateur, de comprendre l'impact de votre message si vous ne pouvez pas voir comment les gens y réagissent. Vous créez donc tous ces trous noirs, au sens figuré et au sens propre, si vous n'utilisez pas la webcam, mais je pense que parfois les gens se disent que dès que j'allume la caméra, vous savez, c'est une performance. Et je dois m'assurer que j'ai l'air de sortir tout droit d'Hollywood, ce n'est pas du tout le cas. Il s'agit plutôt de mettre en place ce que j'appelle une valeur de production personnelle de manière à ce qu'elle permette une communication efficace de votre message. Wow,
Wendy Hanson 10:45
Oui, c'est tellement vrai. La neuroscience de ça. On en parle beaucoup en coaching. C'est pourquoi nous faisons tous nos appels de coaching, je suis coach depuis plus de 20 ans. Et au début, nous faisions tout par téléphone, et vous pouviez vraiment commencer à sentir et ressentir les choses. Et maintenant, depuis que nous le faisons en vidéo, je ne peux pas imaginer revenir au téléphone, parce que je veux voir comment ce dont nous parlons est lié, vous savez, quand nous coachons les gens, souvent ils s'arrêtent, ils peuvent changer la position de leur tête, parce que vous leur posez une question. Et ils vont dire, "C'est une très bonne question. Et si vous n'avez pas ce visuel, vous n'avez pas cette partie de la neuroscience de ce qui se passe et comment cette personne est. Donc que vous soyez un vendeur délivrant un message, et nous quand nous faisons des ventes, et que nous rencontrons quelqu'un qui ne veut pas allumer sa caméra, oh mon dieu, c'est tellement frustrant, parce que c'est tellement difficile de lire les gens qui sont assis là, et ils sont, ils sont comme, Nah, mes chambres sont en désordre, je ne veux pas allumer ma caméra aujourd'hui.
Karin Reed 11:42
C'est vrai. Et donc ce que je dis aux gens, c'est que vous avez besoin de beaucoup d'espace pour, vous savez, vous présenter de manière professionnelle, vous ne pouvez voir que, dans notre cas, en ce moment, je sais que vos auditeurs ne peuvent pas le voir, mais j'ai environ cinq pieds derrière moi, et que j'ai soigneusement organisé, pour qu'il n'y ait pas de distraction et c'est aussi quelque chose que je veux souligner, ce n'est pas une question de, vous savez, faire une scénographie, c'est une question de supprimer les distractions dans votre espace, de chaque côté de mon cadre, je pourrais avoir un chaos complet et total, et vous ne le sauriez pas. Vous savez, comme j'entends souvent mes clients qui ont, vous savez, leurs animaux qui dorment à leurs pieds, je ne peux pas voir que parfois je l'entends si comme le chien ronfle. Mais je veux dire, vous pouvez cacher une foule de choses, il s'agit juste de vous donner un peu d'espace, de sorte que vous vous montrez avec un fond professionnel, qui ne va pas nuire à votre message.
Wendy Hanson 12:38
Ouais, quel est votre point de vue Karen sur les fonds virtuels, parce que je reçois souvent des appels avec des gens qui sont à la plage avec leur fond virtuel, ou d'autres choses. Et ça peut être un peu distrayant, aussi, et vous levez vos bras et vous les perdez.
Karin Reed 12:51
C'est ça ? Oui, ou, ou parfois les gens vont mettre un arrière-plan virtuel d'une plage, ce que je trouve très étrange, car en fait, s'ils se déplacent, vous savez, comme, je n'ai pas besoin de voir les vagues qui roulent derrière vous. Vous, je vais vous donner juste les résultats initiaux de la recherche qui a été faite en ce qui concerne les arrière-plans virtuels. Le résultat final est que la plupart des gens ne les aiment pas. La chose la plus populaire que les gens voient derrière vous est quelque chose de réel. Et vous savez, certaines des options particulières que les gens aiment sont les bibliothèques ou les étagères, les œuvres d'art. Vous savez, même vous savez, faire quelque chose comme ce que j'ai au-dessus de mon épaule, qui est vous savez, un pop de couleur par le biais de la verdure, j'ai juste une plante là-bas qui sorte de l'espace, vous voulez créer un certain intérêt visuel, mais vous ne voulez pas qu'il soit distrayant. Et vous parlez de distraction. Si vous avez un arrière-plan virtuel, qui n'est pas superposé de façon nette, derrière vous, c'est vraiment ennuyeux à regarder, parce que vous avez ces bords flous autour de votre tête, autour de vos épaules. Si vous levez vos mains, parfois leurs mains vont disparaître. Je travaillais avec une cliente l'autre jour, et elle devait aller chercher quelque chose dans son bureau et elle avait un fond virtuel. Et quand elle s'est levée, tout son corps a disparu, c'est comme si elle était entrée dans l'éther. C'était un effet si étrange. Donc je ne suis pas un fan des fonds virtuels en général. Mais il y a des exceptions. Par exemple, si vous avez un espace partagé et que vous savez qu'un groupe de personnes va passer derrière vous pendant votre appel, un arrière-plan virtuel est certainement une meilleure option. Vous pouvez donc déterminer si cela m'aide ou si cela me nuit, mais avant de le mettre en place dans une situation à fort enjeu, testez-le dans une situation à faible enjeu, car parfois l'intelligence artificielle qui est utilisée pour superposer cet arrière-plan virtuel ne va pas le faire parfaitement. J'ai eu un autre client qui l'a essayé au milieu d'un atelier et l'une des images de stock qui avait été téléchargée dans nos arrière-plans virtuels était une aurore boréale. Et donc elle a choisi de mettre les aurores boréales comme toile de fond. Et à la place, ça s'est superposé sur son visage. Elle avait donc l'aurore boréale comme visage. Et la seule chose que vous voyiez était la monture de ses lunettes. Et ce n'est évidemment pas quelque chose que vous voudriez faire avec un client ou même avec votre équipe qui pourrait trouver cela drôle au début, mais qui devient ensuite une distraction.
Wendy Hanson 15:23
Oui, totalement, totalement une bonne chose à laquelle les gens doivent penser. Maintenant, les expériences que nous avons tous les jours sont le coaching individuel, l'utilisation du zoom, les réunions zoom que les managers ont. Et puis nous avons des cadres qui ont besoin de faire des réunions à plusieurs. Ouais, pas de réunions publiques, ils les font globalement. Et quand ils sont dans cette position, et certains d'entre eux, j'ai entendu de belles histoires de leaders qui ont leur enfant de deux ans sur leurs genoux pour essayer d'avoir de l'empathie pour certaines des choses qui se passent à la maison. Oui, mais si vous essayez de faire un vrai, vous savez, message à toutes les personnes que vous avez, vous savez, quelles sont les façons dont les cadres peuvent vraiment le faire. Et Chris, j'adore votre idée de n'avoir besoin que d'un petit espace avec un bon fond, même si le chaos vous entoure.
Karin Reed 16:10
Oui, j'appelle ça diriger à travers l'objectif, c'est une compétence essentielle pour tout cadre qui essaie d'inspirer en communiquant par vidéo. Je suis vraiment heureux que vous ayez soulevé cette question, le facteur majeur dans la façon dont vous vous présentez est l'endroit où vous dirigez votre regard. Ainsi, lorsque vous voulez parler avec impact, vous devez regarder l'objectif de la caméra, ce qui va à l'encontre de toutes les impulsions naturelles que vous avez, parce que lorsque vous faites une réunion de tout le monde, et vous avez, vous savez ce que j'appelle les boîtes Brady Bunch avec une vue de galerie, et vous avez toutes les personnes qui sont sur l'écran, vous voulez naturellement regarder leurs visages aussi, d'accord. Mais lorsque vous faites cela, vos interlocuteurs de l'autre côté ont l'impression que vous ne les regardez pas du tout, que vous êtes déconnecté. Donc pour être vraiment efficace pour atteindre les gens de l'autre côté de l'objectif, vous devez regarder l'objectif de la caméra. Vous pouvez prendre une photo d'un membre de votre famille ou d'un ami et la coller à côté de l'objectif de la caméra pour vous rappeler que vous parlez aux gens. J'ai eu un client qui a pris des yeux globuleux de chaque côté de la charge de la caméra, juste pour avoir un indice visuel que je dois regarder et concentrer mon attention et mon énergie à travers l'objectif de la caméra. Ce serait donc la première chose dont je m'inquiéterais. La deuxième chose que je considérerais serait ma valeur de production, comment je me présente. Et ce n'est pas seulement une question de visuel, il faut aussi s'assurer que le son est clair et net. Et je veux approfondir ce point brièvement parce que c'est important lorsque nous sommes dans cet environnement vidéo virtuel. Nous ne pouvons pas dire comment est notre audio. La seule façon de le savoir, c'est si quelqu'un est franc avec nous de l'autre côté et nous dit : " Hé, Karen, on dirait que tu parles dans une boîte de conserve ". Mais souvent, avec les cadres, il n'y a personne qui est prêt à leur dire ça. Donc, ce que je suggère, c'est que si vous êtes un dirigeant, sautez sur un zoom, appelez-vous et enregistrez-vous, puis vérifiez les différentes entrées audio que vous pouvez avoir. Si vous utilisez le microphone intégré de votre ordinateur portable, ce n'est généralement pas un bon choix, car la fidélité audio n'est pas bonne avec ces microphones. Je vous recommande donc de vous procurer ce que j'utilise en ce moment, un micro-cravate, qui est connecté par USB directement à mon ordinateur. Il coûte environ 20 dollars sur Amazon. C'est peut-être un peu plus cher maintenant, mais il a une excellente fidélité audio. Les microphones sur pied sont excellents, les casques fonctionnent parfaitement. Parfois, les gens n'aiment pas les porter parce qu'ils sont inconfortables ou qu'ils n'aiment pas la façon dont ils apparaissent sur la vidéo. Mais ils ont une excellente qualité audio. Je vous conseille donc d'y jeter un coup d'œil. Si vous voulez également vous assurer que vous êtes en mesure de transmettre autant de langage corporel que possible dans cet environnement, vous devez penser à la façon dont vous vous encadrez. Cela signifie que vous devez vous cadrer de manière à apparaître à l'écran à partir du milieu de la poitrine, car c'est la meilleure façon d'imiter la façon dont vous auriez une conversation en face à face avec une personne que vous connaissez, lorsque vous lui parlez en face à face. Ce n'est pas comme si vous regardiez du sommet de sa tête jusqu'à ses orteils. Maintenant, vous prenez généralement les non-verbaux à partir de la moitié de la poitrine. Vous voulez donc créer le même genre de toile dans un cadre virtuel pour qu'ils puissent déduire le sens de votre message à travers votre langage corporel.
Wendy Hanson 20:00
C'est, c'est génial. Et j'adore le fait que je n'ai jamais pensé à la lavallière comme une autre option, parce que je m'inquiète toujours de garder le vous savez, s'il y a des sons qui arrivent, un micro lavallière les capte un peu plus que si vous utilisez un casque.
Karin Reed 20:15
Eh bien, et je pense que c'est un point valable pour Wendy. Je veux dire, j'ai un environnement plutôt calme en ce moment, sauf que mon chien aime aboyer, mais ce n'est pas un gros aboyeur. Elle gémit, elle se lève à ma porte et dit : "Laissez-moi entrer, s'il vous plaît". Mais, mais la plupart du temps, elle est plutôt calme. Mais si vous avez un espace où vous êtes susceptible d'avoir beaucoup de bruits extérieurs, un casque est généralement une meilleure option. Si j'ai un scénario comme ça, j'utiliserai même mes air pods, parce qu'ils ont une très bonne qualité audio.
Wendy Hanson 20:45
Oui. Oh, c'est génial. Maintenant, est-ce que dans votre cours. Et dans le livre, est-ce que vous parlez des diapositives, quand vous faites des allers-retours avec les diapositives, parce que je pense que c'est une situation inconfortable pour beaucoup.
Karin Reed 20:59
Absolument. Je suis heureux que vous l'ayez mentionné, car c'est quelque chose qui s'est produit. Quand nous sommes passés à ces réunions virtuelles, chaque fois que vous vous réunissez en personne, vous fournissez la valeur. Mais dans les diapositives peut-être que vous complétez ce que vous dites. Lorsque vous êtes dans un cadre virtuel, souvent, les diapositives prennent le devant de la scène et dominent l'écran pendant trop longtemps, ce qui diminue votre valeur dans cet espace. Je vous recommande donc de ne pas passer trop de temps à partager votre écran, de vous permettre d'avoir une vraie conversation en utilisant la diapositive pour transmettre des informations, vous savez, peut-être que vous voulez parler d'une série de points de données, et vous en parlez à votre interlocuteur. Mais dès que vous avez terminé, que vous parlez de cette diapositive, arrêtez de partager votre écran et revenez à une situation où vous êtes tous les deux, ou tous les trois, ou tous les cinq, devant la caméra, et discutez, car il est beaucoup plus facile d'avoir un dialogue lorsque les gens sont plus grands à l'écran.
Wendy Hanson 22:10
Oui. Oh, ça a tellement de sens. Parce que je pense qu'il y a trop de... Il y a toujours eu une trop grande dépendance aux diapositives. Vous savez, les gens mettent des diapositives et les lisent. C'est un vieux concept terrible que l'on retrouve souvent dans les environnements d'entreprise. Donc oui, vous voyez le visage, le visage ?
Karin Reed 22:28
Ce qui est vraiment bien c'est de se cacher derrière les diapositives, non ? Parce que, vous savez, c'est plus confortable. J'aimerais être plus petit sur l'écran, mais vous ratez l'occasion d'avoir cette grande discussion avec vos interlocuteurs.
Wendy Hanson 22:44
Quelles sont les choses avec lesquelles vous avez vu des gens avoir des difficultés ? Parce que, vous savez, quelles sont les plus grosses erreurs dont nous devons être conscients avant qu'elles ne se produisent ? Oui, et bien, je...
Karin Reed 22:55
dirait, parlons d'une sorte de structure de réunion globale, parce que ce qui s'est passé initialement, c'est que, lorsque nous sommes passés à distance, très soudainement, tout le monde a pensé, Ok, bien, prenons simplement toutes ces réunions que nous aurions en personne et mettons-les sur zoom. Et nous utilisons zoom en quelque sorte dans un sens générique. Mais quelle que soit la plate-forme que vous avez faite, elle a été utilisée par votre organisation. Et ce qui s'est passé, c'est qu'il y avait ce manque de compréhension de, du temps passé dans le zoom est très différent du temps passé en personne. Et donc vous aviez ces très longues réunions, qui auraient pu être faites dans une salle de conférence, mais ponctuées de pauses ou de conversations informelles, ou quelque chose qui aurait pu perturber le flux en personne qui ont été mis dans le monde virtuel. Et c'est devenu si épuisant et non productif, parce que c'est trop, vous devez comprendre les limites de l'endurance et de l'attention dans un espace virtuel. Ce que j'espère, c'est que l'on reconnaîtra que les réunions virtuelles ne peuvent pas durer deux heures, certainement sans pauses, vous savez, si vous avez une réunion de deux heures, vous devez prévoir au moins une pause de 10 minutes à mi-parcours. Mais ce que nous avons découvert, c'est que les réunions les plus efficaces sont celles qui sont plus courtes, et qui sont très axées sur l'objectif, c'est-à-dire que plutôt que d'avoir 10 points à l'ordre du jour, vous avez peut-être deux points à l'ordre du jour, et vous les faites et vous obtenez quelque chose, vous avez des points d'action, et ensuite vous sortez des réunions pour que les gens puissent réellement travailler. Parce que la seule chose qui se passe, c'est que les gens se relaient, et il n'y a pas de temps pour faire le vrai travail, ou pour changer de tâche. Et nous avons tous besoin de faire ça. Pour que nous puissions, vous savez, déplacer nos cerveaux de la réunion précédente vers et préparer la réunion à venir. L'autre chose que je vois souvent, c'est que les gens commencent maintenant à reconnaître qu'il n'est pas nécessaire d'avoir 20 personnes à une réunion, à moins qu'elles n'aient toutes absolument besoin d'y être. Vous savez, Joe vous dira que la meilleure science des réunions indique que cinq à sept personnes constituent le point idéal pour la prise de décision. Et c'est certainement vrai dans un cadre virtuel. Parce que si vous voulez avoir un vrai dialogue, c'est très difficile à gérer si vous dépassez cinq à sept personnes.
Wendy Hanson 25:26
Ouais, eh bien, ce sont, ce sont de bons conseils. Parce que j'entends tout le temps parler de ça avec les gens qu'on coache. Et même dans nos organisations, j'ai essayé de dire, ne jamais faire plus de 45 minutes de réunion, parce que si c'est là toute l'heure, quand est-ce que les gens prennent des pauses bio, et ils n'ont jamais eu la chance de se promener, vous savez, avant vous pouviez vous promener et dire bonjour aux gens et leur parler. Et ce truc énergétique est ce qui épuise les gens, le fait de ne pas pouvoir communiquer.
Karin Reed 25:52
J'appelle cela l'abus de zoom, vous savez, quand les gens sont comme, oh, tout point de contact avec une personne doit être sur le zoom. Ce n'est pas vraiment le cas. Ouais, donc la première question que Joe et moi préconisons toujours de poser est, est-ce que cela doit être une réunion en premier lieu ? Vous savez, est-ce que ça peut être un email ? Est-ce que ça peut être un texto ? Est-ce que ça peut être un appel téléphonique rapide ? Si vous déterminez que oui, nous devons nous rencontrer sur ce sujet, alors. Ok, réfléchissons, avez-vous besoin d'avoir votre vidéo si c'est une discussion ? Oui, je dirais que vous avez absolument besoin de l'avoir. Le moment où je dirais que vous pouvez la laisser éteinte, c'est si vous connaissez aussi bien votre interlocuteur. En effet, vous avez emmagasiné toutes ces informations grâce à vos expériences précédentes avec lui, de sorte que si vous supprimez le visuel, vous pouvez combler les lacunes dans votre cerveau. Mais si vous ne connaissez pas très bien les gens, le fait d'avoir la vidéo vous permet de continuer à construire et à entretenir cette relation. Ouais,
Wendy Hanson 26:51
nous préconisons que dans les conversations de coaching, les gens puissent sortir se promener. Et vous pourriez parler aux gens en tête-à-tête pendant que vous marchez, si vous n'êtes pas à Rhode Island en hiver, ou dans l'un de ces autres terribles endroits enneigés que nous avons en ce moment. Mais bon, non, changez votre environnement. Vous savez, sortez, passez un coup de fil à quelqu'un et allez vous promener, faites votre tête-à-tête et connectez-vous de cette façon. Parce que je suis totalement d'accord avec vous. Nous devons changer ça. Pour que nous ne soyons pas parce qu'à la fin de la journée, les gens en ont vraiment trop.
Karin Reed 27:28
Oui, absolument.
Wendy Hanson 27:29
Ouais. Maintenant, une autre question que j'ai, parce que c'est quelque chose que je n'ai jamais pu comprendre comment faire bien du tout, c'est un téléprompteur. Ok, je suis une personne très improvisée. Donc normalement je ne fais pas ça. Mais parfois il y a des choses très importantes dont vous avez besoin. Et si vous avez un cadre qui parle à tous ses employés dans le monde entier, ils veulent être en mesure d'avoir un téléprompteur, ils sont comme toutes les clés sur cela ou, ou des astuces sur cela, que, vous savez, nous pouvons obtenir un sens et puis ils vont apprendre plus dans votre classe ou dans le livre.
Karin Reed 27:59
Oui, et c'est drôle. Dans mon premier livre sur le coach caméra, je parle des techniques de téléprompteur. Donc j'encourage vraiment les gens à le consulter. J'ai aussi un blog écrit spécifiquement sur le téléprompteur. Le concept général que je voudrais transmettre est qu'un téléprompteur peut vous mettre plus à l'aise. Mais le faire correctement n'est pas facile. Et ce qui m'inquiète chez les gens qui se fient au téléprompteur, c'est qu'ils se concentrent sur la mauvaise chose. Ils se concentrent sur l'articulation des mots dans un ordre particulier, plutôt que sur la transmission d'un message avec conviction. Donc, la première chose que je dis aux gens est, ok, si vous voulez utiliser un téléprompteur, dites-moi pourquoi. Et, vous savez, est-ce qu'il y a un moyen de faire en sorte qu'au lieu d'avoir un script, vous savez, mot pour mot ? Vous pouvez le changer en puces, de sorte que vous communiquez des concepts et laissez les mots spécifiques venir à vous sur le moment ? Parfois, les gens sont d'accord avec ça. Et d'autres fois, ils sont comme, Non, je suis trop stressé à ce sujet, j'ai peur de manquer quelque chose. Si c'est le cas, disons que je veux juste utiliser le téléprompteur, alors ce que je recommande, c'est d'appliquer une variation de ce qu'on appelle la lecture analytique. La lecture analytique est une façon de marquer votre copie, c'est-à-dire votre texte, pour l'accentuation et les pauses, parce que souvent, ce qui se passe lorsque nous lisons, c'est que nous perdons une grande partie de notre inflexion naturelle. Nous avons donc une porosité dans notre discours, qui est une combinaison de facteurs, mais qui peut être un changement de tonalité. Cela peut être des variations de rythme, des variations dans les pauses que vous faites. Et pour retrouver une partie de cela, vous devez presque vous fournir des repères visuels, par exemple en soulignant les mots. Donc, lorsque vous parcourez votre script, soulignez ce que j'appellerais les mots significatifs dans la phrase. Et les mots significatifs sont ceux qui font le gros du travail dans la phrase, ils transmettent l'essentiel du concept que vous essayez de présenter. Soulignez ces mots spécifiques. Et chaque fois que vous les atteignez dans le script, vous les mettez en valeur en haussant le ton. Ou peut-être que vous ferez une pause après, ou peut-être que vous les allongerez. C'est la seule chose que je suggère. Soulignez les mots significatifs, afin de briser le gros morceau de texte, parce que cela peut être écrasant dans un téléprompteur, c'était juste une série de mots. L'autre chose que je recommande est de s'assurer que vous marquez les pauses. Il y a deux types de pauses, une pause pour respirer. Et puis il y a une pause pour l'impact. Après avoir délivré un message clé, plutôt que de passer à la phrase suivante, vous voulez donner aux gens l'opportunité de considérer ce que vous venez de dire, de le ruminer et de le digérer. Ils ne peuvent pas le faire si vous avez déjà sauté sur le concept suivant, vous savez, je l'ai assimilé à, comme un comique qui raconte une blague, livre une punchline, et au lieu de donner le temps au public de rire, passe directement à la blague suivante, ce qui arrive à l'impact de cette punchline, il est perdu. Donc si vous voulez que vos mots aient un impact, vous devez créer un espace pour qu'ils puissent l'apprécier. Alors donnez-leur cet espace, ce qui est plus difficile à faire dans un cadre virtuel. Parce que parfois nous avons l'impression de parler dans le vide, nous n'avons pas le bruit ambiant typique que nous aurions, si nous sommes dans un bureau, comme le murmure de la conversation dans le couloir, ou même le gros système d'aspiration qui se met en marche et s'arrête. Donc vous devez presque vous forcer à créer ces pauses. Donc, après avoir délivré un message clé, qui peut être indiqué sur votre script par des ellipses, par une barre oblique, par un trait d'union, selon ce qui fonctionne pour vous, vous savez, permettez-vous de compter 1001 1002 dans votre tête, avant de passer à la chose suivante.
Wendy Hanson 32:07
C'est un bon conseil. Et je pense que la pause, peu importe la conversation que vous avez, vous savez, j'ai appris ça de quelqu'un que je coachais il y a quelques années, il disait, je formais des vendeurs, et ils ne faisaient pas de pause. Si quelqu'un ne répondait pas tout de suite, ils lançaient "et si on faisait ce marché à la place". Et vous avez vraiment besoin de laisser les choses s'installer, nous avons besoin de nous avons besoin de comme ralentir pour aller plus vite. Et les choses iront beaucoup mieux.
Karin Reed 32:32
J'aime comment tu as dit ça. Et je pense que le silence est l'un des outils les plus puissants que l'on ait, et faire en sorte que les gens l'écoutent, les gens en prennent note. Mais il s'agit aussi d'être conscient de la façon dont notre public vit une pause par rapport à la façon dont nous vivons une pause. Et il y a aussi de grandes différences culturelles. Ainsi, si vous travaillez avec une personne issue d'une culture orientale, il peut y avoir non seulement une attente, mais aussi une tolérance du silence jusqu'à huit secondes et demie. Alors que dans une culture occidentale, vous plafonnez à environ deux secondes avant de devoir combler les vides.
Et cela crée une participation inégale ou un manque de contribution. Et vous devez être conscient de cette différence culturelle afin d'avoir une conversation efficace. Oui, très bien vu.
Wendy Hanson 33:26
Vous avez donc beaucoup étudié la question. Je pense donc que vous êtes capable de regarder vers l'avenir. Que pensez-vous après cette pandémie ? Comment cela va-t-il nous changer à l'avenir en termes de réunions virtuelles et, et de personnes travaillant à distance ? Parce que nous savons que beaucoup d'entreprises ferment, ferment leurs portes ? Tout le monde va travailler à distance ? Alors, quel est l'impact sur l'avenir ? Karen ?
Karin Reed 33:49
Bien, et je vais regarder dans ma boule de cristal ici. Wendy
Intervenant inconnu 33:54
Radwan, oui.
Karin Reed 33:55
Nous constatons que les tendances indiquent qu'il y aura une approche hybride du travail. Parce que, vous savez, en ce moment, c'est principalement pour des raisons de sécurité, vous savez, les gens veulent s'assurer qu'ils maintiennent leur bonne santé et, vous savez, la santé des autres. Donc, les gens sont à distance principalement pour cette raison. Mais lorsque la pandémie commencera à s'estomper, il y aura également une évaluation de ce à quoi nous voulons que le travail ressemble. Certaines personnes sont prêtes à tout pour retourner dans un bureau en dur, et elles vont essayer d'y retourner aussi vite que possible. Mais il y aura d'autres personnes qui diront : "Vous savez, ce travail à distance est vraiment génial pour moi. J'aimerais au moins continuer à le faire, au moins de temps en temps. Ces réunions virtuelles que nous organisons ne vont pas disparaître, mais elles vont changer de forme. Ainsi, vous pouvez avoir une réunion où trois personnes se trouvent dans une salle de conférence quelque part, se réunissant avec trois personnes qui se trouvent dans une autre salle de conférence, et puis cinq personnes qui se joignent à eux par le biais de leurs webcams personnelles, et ce modèle de réunion hybride va être très délicat, car en tant que leader, vous devez trouver comment faire en sorte que toutes ces personnes se parlent. Et il va y avoir un véritable parti pris et un désir de parler au sein de votre propre réseau dans cette réunion. Ainsi, les trois personnes dans ce bureau, cette pièce, ce bureau, cette salle de conférence, vont vouloir discuter entre elles, comme les autres personnes dans l'autre salle de conférence, et peut-être que les personnes qui apparaissent toutes dans leurs boîtes égalitaires sur l'écran voudront parler entre elles. Mais cela ne peut pas se produire, vous devez les amener à s'engager. Cela va donc nécessiter une forte facilitation, soit de la part du leader, soit par l'intermédiaire d'une nouvelle personne qui arrive dans la réunion et qui sert uniquement de facilitateur. Et c'est quelque chose dont Joe et moi avons parlé, comme vous le savez, peut-être une nouvelle façon de conduire ces réunions où vous avez quelqu'un qui est présent, qui n'a pas vraiment un intérêt dans le résultat de la réunion, mais qui est suffisamment familier avec le contenu pour qu'il ou elle puisse s'assurer qu'il y a une participation égale et que la voix de chacun est entendue ?
Wendy Hanson 36:21
Oui, oui, nous avons eu quelques problèmes avec ça, parce que nous faisons nos formations sur le zoom, et nous pouvons avoir 15 personnes. Et quand nous avons commencé, ils voulaient tous être dans une seule pièce, vous savez, avant la pandémie de l'année dernière. Et cela ressemblait toujours à ce que nous appelions le programme de protection des témoins, parce que vous ne pouviez voir le visage de personne et vous ne pouviez pas lire qui parlait. Et nous avons finalement dû dire, s'il vous plaît, je sais que vous voulez être ensemble, mais s'il vous plaît restez à vos bureaux sur votre propre webcam, parce que sinon, votre formateur facilitateur ne va pas être en mesure de se connecter avec vous.
Karin Reed 36:53
Et c'est quelque chose qui pourrait arriver aussi. Et nous avons parlé de cela un peu dans le livre, où, vous savez, l'un des avantages d'avoir tout le monde se réunissant virtuellement dans leur propre boîte est, c'est beaucoup plus égalitaire que si vous vous réunissiez en personne, vous n'avez pas ces positions de pouvoir autour de la table de la salle de conférence, tout le monde se présente de manière très régulière. Il n'y a pas non plus de fond de salle où l'on peut se cacher. Mais si vous vous retrouvez dans une situation où vous avez cette approche hybride, cela commence à se déséquilibrer à nouveau. Donc une des choses qui peut se produire, c'est que les gens, vous savez, même s'ils sont co-localisés, ils retournent dans leurs propres espaces et continuent à se rencontrer virtuellement de la même manière qu'avant, juste parce qu'il est plus facile d'être capable de tirer une contribution égale à travers le tableau.
Wendy Hanson 37:48
Ouais. Et avec tant d'entreprises mondiales, vous savez, vous avez des gens dans différents bureaux, et nous devons comprendre comment cela fonctionne pour tout le monde ? Pas seulement ceux qui sont au siège social. Mais si vous êtes à Dublin, vous savez, comment pouvez-vous jouer avec vos amis en Californie et que ce soit égalitaire, comme vous dites ?
Karin Reed 38:05
C'est vrai. Et il y a aussi cette idée que tout le monde a un niveau élevé de conscience de qui est dans la pièce ? Oui. Donc il s'agit d'avoir le leader de la réunion qui dit, Ok, voici, voici toutes les personnes qui sont ici, juste pour que vous soyez tous conscients, parce que c'est plus difficile à détecter dans un modèle hybride. Et, vous savez, donc nous allons tous devoir changer d'avis une fois de plus, nous allons devoir nous adapter et nous assurer que vous savez, les affaires sont menées efficacement, peu importe où les gens travaillent à ce moment-là.
Wendy Hanson 38:42
J'adore ce que j'ai appris de vous aujourd'hui et j'ai hâte de pouvoir me procurer le livre et d'en apprendre davantage. Nous mettrons tout cela dans les notes de l'émission pour que les gens puissent y accéder lorsqu'ils voudront en savoir plus, parce que nous sommes là pour le long terme, nous avons intérêt à être bons.
Karin Reed 39:02
Absolument. Et ceux qui ont compris et ont pu le faire, eh bien, nous verrons leurs actions augmenter. Je suis donc heureux que nous soyons en mesure d'en souligner l'importance. Donc j'apprécie l'opportunité, Wendy. Le meilleur endroit pour trouver toutes ces informations, avant de mentionner le cours, le livre et les bases de la formation que nous dispensons, est notre site Web. Si vous allez sur WWW dot speaker dynamics comm, vous verrez différents onglets pour ce que nous appelons speaker dynamics University, qui est notre cours en ligne et vous pouvez acheter une place dans ce cours en tant que particulier ou par le biais d'une licence d'entreprise. Ensuite, vous pouvez également trouver les deux livres qui ont été écrits sur le coach de caméra ainsi que soudainement virtuel faire fonctionner les réunions à distance. Si vous cliquez dessus, vous serez dirigé vers l'endroit approprié pour acheter les livres ou vous pouvez simplement aller directement sur Amazon et vous ou n'importe quel autre libraire. Vous pouvez facilement l'acheter aussi. Et vous savez, la formation. Nous formons toute l'entreprise. C'est juste la façon de le faire qui change en fonction du nombre de personnes qui doivent être formées et de l'objectif final. C'est vrai. Et vous avez parlé de votre blog, aussi. Et je suppose qu'ils peuvent y accéder, oh, oui, tout est là-dessus. Et là, nous avons un an de contenu qui est archivé là. Donc si vous le mettez dans le champ de recherche, vous pourrez trouver des choses sur le téléprompteur et toutes ces choses dont nous avons parlé aujourd'hui. Donc, vous savez, comme mentionné, je veux dire, nous avons enseigné cet ensemble de compétences de communication vidéo depuis 10 ans. Il y a donc beaucoup de contenu qui devient soudainement beaucoup plus intéressant pour plus de gens, ce qui est excitant pour nous. Et c'est aussi très gratifiant,
Wendy Hanson 40:46
C'est génial. Eh bien, après cet appel, je vais prendre des yeux de biche et les mettre sur ma caméra, parce qu'on m'a dit, quand j'ai fait des webinaires, qu'il faut regarder là-haut. Et c'est difficile à faire, parce que vous voulez regarder le visage de quelqu'un d'autre. Donc c'est...
Karin Reed 41:03
sur la relation un peu, non ? Oui. Ok. Excellent. Je veux que vous m'envoyiez une photo de votre Google.
Wendy Hanson 41:14
Absolument. Oh, merci, Karen, de partager votre sagesse avec nous aujourd'hui. C'est quelque chose dont nous avons tous besoin et que nous utilisons tous les jours. Et nous ne voulons pas faire de zoom arrière. Vous savez, nous devons nous assurer que nous prenons soin de nous-mêmes et prendre soin les uns des autres. Et nous avons vraiment besoin de voir nos visages pour être empathiques et aider à collaborer, mais faisons-le de la bonne manière. Alors merci beaucoup pour tout ce que vous avez fait aujourd'hui.
Karin Reed 41:37
Merci, Wendy. C'était génial.
Wendy Hanson 41:39
Au revoir, tout le monde, continuez à pratiquer les choses que vous apprenez et allez sur le site web. C'est quoi le site web encore une fois ?
Karin Reed 41:45
SpeakerDynamics.com
