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Soudainement hybride ? Gérer la réunion moderne avec Karin Reed (Ep. #44)

L'équipe BetterManager
Building Better Managers Podcast Episode 44 - Karin Reed

Building Better Managers Podcast Episode #44 : Soudainement hybride ? Nouvelles stratégies de productivité et d'engagement avec Karin Reed

La main-d'œuvre mondiale évolue rapidement. De nombreuses entreprises choisissent de rester à distance, tandis que d'autres ont adopté le modèle hybride parce qu'elles en voient les avantages et que de nombreux membres de l'équipe apprécient la combinaison de quelques jours à distance et de quelques jours en personne.

Dans un épisode précédent(#28 ici) Karin Reed a parlé de Suddenly Virtual : Making Remote Meetings Work sur la façon de rendre les réunions à distance à la fois engageantes et productives.

Son dernier livre, Suddenly Hybrid, regorge de nouveaux exemples sur la manière de travailler avec cette nouvelle vague de lieux de travail hybrides et distants, qui est très probablement appelée à durer.

Dans cet épisode :

Voici Karin :

  • Karin est une créatrice de confiance. Sa mission est de donner à ses clients, qu'ils viennent de la suite ou de la force de vente, les moyens de s'adresser avec aisance à n'importe quel public, sur n'importe quelle plateforme - en personne, devant une caméra ou par le biais d'outils de communication virtuels.
  • Sa méthodologie est basée sur plus de 20 ans d'expérience en tant que présentatrice de journaux télévisés primée, porte-parole à la télévision et actrice commerciale.
  • Karin a été une formatrice et une consultante de confiance pour des entreprises allant de la start-up au Fortune 100. Son approche chaleureuse et encourageante a permis aux orateurs les plus réticents de devenir des communicateurs convaincants dans des entreprises comme Lenovo, SAS Institute et Teva Pharmaceuticals. Elle s'est également forgée une solide réputation dans le monde universitaire, en animant des ateliers dans des institutions d'élite telles que Stanford, Duke et UNC-Chapel Hill.
  • Son premier livre, On-Camera Coach : Tools and Techniques for Business Professionals in a Video-Driven World (Outils et techniques pour les professionnels de l'entreprise dans un monde axé sur la vidéo), a été classé numéro 1 des nouveautés les plus prisées dans le domaine de la communication d'entreprise sur Amazon en 2017.

Pourquoi les réunions hybrides sont là pour rester

  • La façon dont les gens veulent travailler et exigent vraiment de travailler a tellement changé. Le travail hybride signifie que vous pouvez essentiellement essayer de répondre aux besoins de votre personnel, vous devez trouver un moyen de permettre aux gens de collaborer, de se rencontrer et de se réunir, indépendamment de leur situation géographique.
  • Les réunions hybrides vous permettent de le faire, car certaines personnes se trouvent dans la même pièce que vous, tandis que d'autres participent à la réunion à l'aide de leur webcam, où qu'elles se trouvent à ce moment précis. Cela peut être une excellente occasion de rendre la réunion aussi inclusive que possible, car vous leur permettez de se rencontrer là où ils sont, là où ils veulent être.

Les clés d'une meilleure réunion hybride

  • Pour organiser une réunion hybride efficace, vous devez disposer de la bonne technologie.
  • La logistique est également importante. Par exemple, si la majorité des personnes se trouvent dans la salle de conférence, vous devez créer ce que nous appelons une "présence pour tous", c'est-à-dire que tout le monde peut être clairement vu et entendu.
  • Et cela va dans les deux sens. Les personnes présentes dans la salle de conférence doivent bénéficier d'une fidélité audio adéquate. Le système audio que vous installez doit permettre à chacun d'être entendu, quel que soit l'endroit où il est assis. Les membres de l'équipe à distance doivent disposer d'un bon équipement qui leur permettra d'être entendus de manière adéquate et d'être vus de manière nette. Vous voulez que votre image soit aussi nette que possible pour que les gens puissent lire vos expressions faciales, car notre langage corporel est très important.
  • Il existe également des techniques que l'animateur d'une réunion peut utiliser pour y remédier. Si vous dirigez la réunion depuis la salle, nous vous suggérons d'être le narrateur du langage corporel observé par les participants distants. Les participants virtuels ne peuvent probablement pas voir les roulements d'yeux et autres indices dans la salle de réunion. En tant qu'animateur de la réunion, je dirais : "Hé, Joe, on dirait que tu lèves les yeux au ciel, tu sais, tu n'es manifestement pas tout à fait d'accord, dis-m'en un peu plus". Cela permet aux personnes qui se joignent virtuellement de sentir qu'elles sont là et qu'elles peuvent voir ce qui se passe vraiment. Ces non-verbaux sont plus difficiles à lire si vous vous joignez virtuellement à la réunion, c'est donc à l'animateur de la réunion d'en être conscient, puis d'accroître la conscience collective de tout ce que dit le langage corporel.
  • Le chef de file est également chargé de faire savoir à tous qui participe à la réunion - les personnes présentes dans l'espace physique et à la table virtuelle également.
  • Veillez ensuite à encourager leur participation. Si vous pouvez être un défenseur de l'écoute de ceux qui sont virtuels, ce sera un moyen d'assurer une réunion hybride plus efficace. "Cela fait un moment que nous n'avons pas entendu Wendy. Wendy, pouvez-vous intervenir sur ce sujet, j'aimerais entendre votre opinion, je sais que vous avez beaucoup d'expérience dans ce domaine." Cela peut être très utile. Vous pouvez le faire de manière informelle ou plus formelle.
  • L'attribution de "copains de salle" aux participants virtuels est un concept très intéressant : il s'agit d'avoir une personne dans la réunion qui défend les intérêts des participants virtuels.
  • Vous voulez éviter que la conversation ne soit dominée que par ceux qui sont dans la salle physique,
    .

Tendances

  • Les tendances indiquent qu'il y aura une approche hybride du travail. Avant tout pour des raisons de sécurité, les gens veulent s'assurer qu'ils sont en bonne santé et qu'ils préservent celle des autres.
  • Lorsque la pandémie commencera à s'estomper, il y aura également une évaluation : certaines personnes sont prêtes à tout pour retourner dans un bureau en dur, tandis que pour d'autres, le travail à distance est vraiment génial.
  • Les réunions virtuelles ne sont pas près de disparaître, mais les meilleures pratiques sont en train de prendre forme.
  • Vous devez en fait les amener à s'engager tous ensemble, ce qui va nécessiter une forte facilitation de la part du leader.

Téléchargements et ressources

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À propos de Karin Reed

Karin est une créatrice de confiance. Sa mission est de donner à ses clients, qu'ils viennent de la suite ou de la force de vente, les moyens de s'adresser avec aisance à n'importe quel public, sur n'importe quelle plateforme - en personne, devant une caméra ou par le biais d'outils de communication virtuels.

Sa méthodologie est basée sur plus de 20 ans d'expérience en tant que présentatrice de journaux télévisés primée, porte-parole à la télévision et actrice commerciale.

Karin a été une formatrice et une consultante de confiance pour des entreprises allant de la start-up au Fortune 100. Son approche chaleureuse et encourageante a permis aux orateurs les plus réticents de devenir des communicateurs convaincants dans des entreprises comme Lenovo, SAS Institute et Teva Pharmaceuticals. Elle s'est également forgée une solide réputation dans le monde universitaire, en animant des ateliers dans des institutions d'élite telles que Stanford, Duke et UNC-Chapel Hill.

Son premier livre, On-Camera Coach : Tools and Techniques for Business Professionals in a Video-Driven World (Outils et techniques pour les professionnels de l'entreprise dans un monde axé sur la vidéo), a figuré en tête des nouveautés les plus prisées dans le domaine de la communication d'entreprise sur Amazon en 2017.

Transcription de l'épisode
(Cliquez pour ouvrir et faites défiler la copie révélée)
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